دورة PDCA (خطِّط – نفِّذ – تحقَّق – صحِّح): دليل التحسين المستمر

إن دورة PDCA (خطِّط – نفِّذ – تحقَّق – صحِّح) منهجية لإدارة الجودة تهدف إلى تحسين العمليات تحسينًا مستمرًا.

وطُوِّر أسلوب التحسين المستمر هذا واستُخدِم لأول مرة في الخمسينيات من جانب د. ويليام إدواردز ديمنغ، وقد اكتسب الأسلوب منذ ذلك الحين شهرةً واسعة وتستخدمه الآن عديد من المنظّمات. وكان المفهوم الذي يستخدمه ديمنغ في الأصل هو دورة PDSA (خطِّط – نفِّذ – ادرس – صحِّح)، وهي طريقة منهجية تُستخدم لاختبار التغييرات المُنفَّذة ودراستها. وأدَّت دورة PDSA إلى العملية المُميَّزة لدورة PDCA.

المراحل الأربع لدورة PDCA

تقوم دورة PDCA على نهج علمي، وهي تشدِّد على أهمية اتخاذ القرارات المبنية على البيانات.

وفيما يلي المراحل الأربع لدورة PDCA:

1. 1. خطِّط

مرحلة خطِّط هي المرحلة الأولى في عملية PDCA. وأحد أهدافها الرئيسية هو تحديد أي مشكلات أو مسائل، والهدف الآخر هو العثور على فرص التحسين. ومن المهم، خلال هذه المرحلة، تحديد المشكلات والفرص بوضوح، ووضع الأهداف والغايات، ووضع خطة العمل.

وينبغي، طوال هذه العملية، أن يجمع واضعو الخطة البيانات المُرتبِطة بالمشكلات والفرص، وأن يحدِّدوا الأسباب الجذرية ويحدِّدوا جميع الخطوات التي يجب اتخاذها لمعالجتها. والخطة المدروسة والمُصمَّمة جيدًا تزيد من فرص النجاح والفعالية.

2. نفِّذ

بعد الانتهاء من التخطيط بعناية، يحين الآن وقت اتباع جميع الخطوات المُحدَّدة في خطوة خطِّط وبدأ تنفيذ الخطة. ويحدث ذلك في خطوة نفِّذ، وهي المرحلة الثانية في عملية PDCA. وقد تنطوي هذه المرحلة على تغييرات عديدة في العمليات، وتدريب الموظَّفين، وما إلى ذلك. ومن المهم تطبيق تلك التغييرات على نطاقات صغيرة حيث يكون من الأسهل التحكّم في فعاليتها.

وخلال هذه المرحلة، ينبغي أيضًا أن يجمع المُنفِّذون البيانات التي تساعد في التحكّم في نتائج العملية، وفي مراقبة تلك النتائج وقياسها، بناءً على المعلَّمات المُحدَّدة مُسبقًا.

3. تحقَّق

خطوة تحقَّق هي المرحلة التي تُحلَّل فيها النتائج. وهي تنطوي على مراقبة وتقييم الإجراءات المُتَّخذة في خطوة نفِّذ.  وهي تُستخدم لتحديد فعالية الخطة ولتجنب الأخطاء المُتكرِّرة.

وخلال هذه الخطوة، تجمع المنظّمات البيانات المُتعلِّقة بنتائج الإجراءات المُتَّخذة في خطوة نفِّذ وتستخدمها لقياس مدى نجاح الخطة. وتُقارن النتائج بالأهداف والغايات التي وُضِعت خلال خطوة خطِّط، وتُقيَّم لتحديد مجالات التحسين.

4. صحِّح

خطوة صحِّح هي المرحلة الأخيرة في دورة PDCA حيث تنفِّذ المنظّمات الحل الفعّال الذي قُيَّم في خطوة تحقَّق.  ويتمثَّل الهدف من خطوة صحِّح في ضمان التحسين والتعلّم المستمرين في عملية حل المشكلات.

وخلال خطوة صحِّح، تراجع المنظّمات النتائج من خطوة تحقَّق، وتحدِّد الفجوات الموجودة بين النتائج الفعلية والنتائج المنشودة، وتعدِّل الحل عند الضرورة. وتنفِّذ المنظّمات بعد ذلك الخطة المُعدَّلة وتراقب فعاليتها. وهي عملية مستمرة مهمة تضمن تحقيق الأهداف المنشودة.

المزايا الرئيسية لدورة PDCA

توفِّر دورة PDCA عديدًا من المزايا للمنظّمات:

• التحسين المستمر –  تساعد دورة PDCA المنظّمات في تحسين عملياتها وإجراءاتها تحسينًا مستمرًا.
• حل المشكلات –  تساعد دورة PDCA المنظّمات في تحديد المشكلات وحلها من خلال أسلوب مُنظَّم.
• مشاركة الفريق –  تعزِّز دورة PDCA العمل الجماعي والتعاون، حيث تتيح للموظَّفين من الإدارات والمستويات المختلفة العمل معًا لتحقيق هدف مُشترك.
• التواصل الفعّال –  تشجِّع دورة PDCA التواصل الفعّال بين أعضاء الفريق، مما يسمح بمشاركة المعلومات، والأفكار، ومردود الآراء والمقترحات.
• زيادة رضا العملاء –  يمكن أن تؤثِّر دورة PDCA في رضا العملاء من خلال ضمان مراجعة العمليات وتحسينها بانتظام لتلبية احتياجات العملاء.
• زيادة الكفاءة –  يمكن أن تسفر دورة PDCA عن زيادة الكفاءة، حيث إن العمليات تكون مُنظَّمة، ومُبسَّطة، وتتحسَّن بمرور الوقت.

وقد سُجِّلت مزايا دورة PDCA حتى في عديد من المنظّمات الكبرى. على سبيل المثال، تنفيذ دورة PDCA مع المنهجيات الأخرى لإدارة الجودة ساعد شركة نايكي في أن تضاعف حجمها من 100 مليار دولار أمريكي في سنة 2015 إلى أكثر من 200 مليار دولار أمريكي في سنة 2021. وبالإضافة إلى ذلك، استفادت منظّمات أخرى، مثل مايو كلينك ونستله، من هذه الأساليب ورفعت مستوى الكفاءة لديها.

النصائح وأفضل الممارسات لتنفيذ دورة PDCA

يمكن أن يكون تنفيذ دورة PDCA أداة قيَّمة للتحسين المستمر في المنظّمات. وفيما يلي بعد النصائح وأفضل الممارسات التي ينبغي النظر فيها عند تنفيذ دورة PDCA:

• تحديد العملية –  تحديد العملية الخاضعة للتحسين، وخطواتها، ونتائجها المنشودة تحديدًا واضحًا.
• وضع المقاييس –  تحديد المقاييس المُستخدمة في قياس مدى نجاح تحسين العملية.
• التخطيط والتحضير –  تطوير خطة لتنفيذ تحسين العملية، بما في ذلك أي موارد لازمة والإطار الزمني.
• التنفيذ والملاحظة –  تنفيذ تحسين العملية، والملاحظة، وتوثيق أي تغييرات، وجمع البيانات لقياس مدى التأثير.
• تقييم النتائج –  تقييم نتائج تحسين العملية وإجراء التعديلات اللازمة.
• التحسين المستمر –  تكرار دورة PDCA باستمرار، مع استخدام الدروس المُستفادة من كل دورة لدفع التحسين المستمر.
• إشراك الأشخاص المناسبين وبناء ثقافة التحسين المستمر –  اختيار ذوي الكفاءة من الموظَّفين والفِرَق لإشراكهم بشكلٍ مباشر في العملية الخاضعة للتحسين.
• التواصل والتدريب –  ضمان مشاركة جميع الأطراف المعنية ومعرفتهم بدورة PDCA ودورهم فيها. وتوفير التدريب والدعم لمساعدة الموظَّفين في فهم العملية وفهم كيف يمكنهم المساهمة فيها.
• الاحتفال بالنجاح –  الاحتفال بالنجاحات ومشاركة نتائج دورة PDCA مع الموظَّفين والأطراف المعنية لتشجيع جهود التحسين المستمر.

دورة PDCA وإدارة الجودة وفقًا لمعيار ISO 9001

إن دورة PDCA ومعيار ISO 9001 مرتبطان ارتباطًا وثيقًا، حيث إن دورة PDCA عنصر أساسي في معيار ISO 9001 لأنظمة إدارة الجودة. ومعيار ISO 9001 هو معيار مُعترف به عالميًا لإدارة الجودة يتطلَّب من المنظّمات تنفيذ نظام إدارة الجودة وصيانته لتحسين عملياتها ومنتجاتها تحسينًا مستمرًا.

وتتوافق دورة PDCA مع هيكل معيار ISO 9001 وأهدافه العامة، حيث تساعد المنظّمات في تحديد المشكلات في عملياتها ومعالجتها بطريقة منهجية، وتتبع أدائها وقياسه، وتحسين نظام إدارة الجودة لديها تحسينًا مستمرًا. ويمكن استخدام دورة PDCA كأداة لدعم وتعزيز جهود المنظّمة في الحصول على شهادة معيار ISO 9001 والحفاظ عليها.

وترتبط أيضًا دورة PDCA بمعايير ISO الأخرى وتنطبق عليها، ومن أمثلة تلك المعايير معيار ISO/IEC 27001 (نظام إدارة أمن المعلومات)، ومعيار ISO 14001 (الإدارة البيئية)، ومعيار ISO 45001 (نظام إدارة الصحة والسلامة المهنية)، ومعيار ISO 13485 (نظام إدارة جودة الأجهزة الطبية).

تعلّم المزيد!